Gouvernance de la Société

Responsabilités du conseil d'administration

La Société a été créée en vertu d'une loi provinciale qui lui impose le respect de ses principes fondateurs. Son conseil d'administration nommé par le gouvernement du Manitoba s'assure que les politiques de la Société sont conformes à ses objectifs de politique générale. Le conseil est aussi chargé de l'élaboration et de l'approbation des politiques et assume des fonctions de contrôle et de surveillance. Le conseil comprend neuf membres. La présidente directrice générale est membre d'office du conseil et des comités du conseil. Avec ses neuf membres, l'effectif du conseil est complet.

La Société a établi un processus de planification stratégique annuelle complet. Le conseil approuve un plan stratégique quinquennal. Ce document fait état des stratégies commerciales, des prévisions touchant le capital humain, des besoins relatifs aux locaux et à la technologie et des prévisions financières. Les plans divisionnaires et les stratégies ministérielles appuient le plan stratégique.

La surveillance des sociétés d'assurance est devenue plus stricte avec l'adoption de nouvelles mesures de contrôle par les organismes gouvernementaux et les autorités de réglementation. Ces contrôles au niveau des entreprises visent l'amélioration de la transparence, de la reddition de comptes et de l'intégrité et comprennent des mesures pour s'assurer :

• que les valeurs morales inscrites dans un code de déontologie sont communiquées et respectées;
• que les politiques et procédures ayant trait aux ressources humaines sont respectées;
• que des processus d'évaluation du risque sont établis à l'échelle de l'entreprise;
• que les systèmes de communication de l'information financière font l'objet d'une surveillance constante;
• que l'entreprise respecte toutes les dispositions de divers textes législatifs.

Afin d'appuyer ces mesures de contrôle et de préserver la santé financière de la Société, on a créé une ligne téléphonique pour entendre, recueillir et traiter, de façon anonyme et en toute confidentialité, les plaintes des employés. La Société a complété la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur les divulgations faites dans l'intérêt public (protection des divulgations d'actes répréhensibles).

Comme ces questions ont une importance primordiale aux yeux du conseil d'administration et de la haute direction, la Société a retenu les services d'une tierce partie indépendante chargée de colliger l'information et de rendre compte directement auprès du président du comité de vérification, de l'avocat général de la Société et du gestionnaire responsable de la vérification interne. La Société reconnaît que les employés seront davantage portés à soumettre des rapports si un moyen de communication direct et privé est mis à leur disposition et qu'ils s'y sentent à l'aise.

En outre, la Société a adopté une politique pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de représailles à l’endroit d’un employé ayant utilisé la ligne téléphonique réservée aux divulgations d’actes répréhensibles, si jamais son identité était révélée malgré la rigueur des mesures visant à assurer la confidentialité. L’objet de cette politique est de prévenir et de limiter les malversations touchant la comptabilité, la vérification et les contrôles internes en adoptant des mesures disciplinaires contre les personnes responsables et non contre les personnes qui les dénoncent.

On a examiné le cadre de gestion de la Société afin de mettre en valeur la reddition de compte, l’efficacité organisationnelle et l’atténuation des risques. Tous les risques généraux ont été passés en revue et un processus de surveillance est en place pour que l’on puisse reconnaître les risques et y répondre au moment propice. Les responsabilités du conseil sont déléguées à cinq comités qui se réunissent tous les trimestres pour évaluer les risques et assurer un contrôle direct. Par exemple, le comité de vérification est chargé d’évaluer en particulier une quarantaine de profils de risques, selon la probabilité et la gravité. Ces profils établis au fil des ans sont examinés chaque année et classés dans les catégories élevé, moyen ou peu élevé. Le conseil comprend les comités suivants :

• Vérification
• Établissement du budget et fonctionnement
• Ressources humaines
• Placements
• Régie

L'un des principaux développements que contrôlent actuellement le comité de vérification et le conseil concerne l'introduction des Normes internationales d'information financière (les IFRS) à la Société d'assurance publique du Manitoba.

Aux termes de la Loi sur la Société d’assurance publique du Manitoba, le président du conseil est tenu de remettre au ministre responsable un rapport annuel, qui est ensuite examiné par un comité permanent de l’Assemblée. Il fait également l’objet d’un examen par le Conseil des corporations de la Couronne, qui est autorisé par la loi à examiner le mandat et les stratégies des sociétés d’État provinciales, et par la Régie des services publics, qui approuve les primes du régime d’assurance de base.

Rapport concernant la ligne téléphonique réservée aux divulgations d'actes répréhensibles

Ce rapport couvre l'exercice fiscal du 1er mars 2008 au 28 février 2009. Durant cet exercice, la Société n'a reçu aucun rapport à ce titre.

Toutefois, une plainte a été déposée en vertu du paragraphe 27(2) de la Loi sur les divulgations faites dans l'intérêt public (protection des divulgateurs d'actes répréhensibles). Un ancien employé de la Société d'assurance publique du Manitoba a prétendu que son licenciement constituait des représailles à son endroit pour avoir fait une divulgation d'actes fautifs au sujet de son directeur. En vertu du paragraphe 27 de la Loi sur les divulgations faites dans l'intérêt public (protection des divulgateurs d'actes répréhensibles), cette plainte a été renvoyée devant la Commission du travail du Manitoba pour qu'elle soit étudiée avec une plainte déposée par le même employé en vertu de la Loi sur les relations du travail pour des allégations de pratiques de travail déloyales de la part de la SAPM.

À la fin de l'exercice terminé le 28 février 2009, les audiences de la Commission du travail relativement aux plaintes n'avaient pas encore eu lieu. La Commission du travail a rejeté la plainte le 1er avril 2009.

Bureau de protection contre les pratiques discriminatoires

Notre régime public d'assurance automobile vise l'amélioration continue dans tous les aspects de son fonctionnement, particulièrement dans ceux qui sont destinés à offrir des services équitables et appropriés à la clientèle. C'est dans cette optique que le Bureau de protection contre les pratiques discriminatoires a été créé en 1999.

Le Bureau de protection contre les pratiques discriminatoires permet aux clients et aux autres parties intéressées de porter des questions d’ordre systémique à l’attention de la Société. Le Bureau répond habituellement aux requêtes concernant la politique générale ou aux questions liées à des situations complexes ou inhabituelles, lorsqu’il devient difficile d’interpréter correctement une politique. Le Bureau peut mener ses propres enquêtes ou procéder à des enquêtes que d’autres intervenants lui ont confiées. Il peut aussi examiner avec attention les politiques et procédures de la Société de manière constructive et objective.

Le Bureau rend compte de ses observations directement à la présidente et directrice générale. Il peut recommander l’examen d’une question et éveiller l’attention de la haute direction sur des problèmes systémiques ou des politiques nécessitant une intervention.

Bien des questions soumises au Bureau proviennent de l’ombudsman provincial, du personnel et des clients. Les demandes de renseignements relatives aux systèmes ou aux politiques peuvent aussi être transmises par la section des relations publiques, qui s'occupe principalement de la clientèle des particuliers.

Le nombre de demandes de renseignements traitées par le Bureau de protection contre les pratiques discriminatoires a généralement reculé ou est resté stable ces dernières années - le total de cette année, 227, est légèrement en hausse par rapport à celui de l'année dernière, 219. La société continue d'améliorer les méthodes de traitement des problèmes de renvoi à l'échelon supérieur et d'identification des demandes redondantes. On est parvenu ainsi à résoudre les préoccupations d'un plus grand nombre de clients sans devoir faire appel au Bureau.

RÉSULTATS DE 2008

Au cours de l’exercice 2008-2009, le Bureau a reçu 227 demandes provenant des sources suivantes :

Le Bureau a demandé à la Société de revoir sa décision à 22 reprises, ce qui représente 10 % des dossiers examinés.

Conformité avec la législation

En 2005, le vérificateur général du Manitoba a demandé aux vérificateurs externes de la Société de vérifier, dans le cadre d’un projet pilote, si la Société se conformait à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique. Les vérificateurs externes ont conclu que la Société se conformait, à tous les égards importants, à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique.

La Société a déterminé que ce processus a du mérite et a donc, depuis 2006, demandé à ses vérificateurs externes de poursuivre cette vérification. En 2008, cette vérification a établi de nouveau que la Société se conforme, à tous les égards importants, à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique.

Conformité avec la législation : Loi sur le développement durable

En vertu de l'article 14 de la Loi sur le développement durable de 1997, la Société n'a pas connu d'incidents environnementaux entre le 1er mars 2008 et le 28 février 2009.

La Société a établi des directives de développement durable en matière d'approvisionnement afin d'encourager ses fournisseurs et ses partenaires commerciaux à adopter des pratiques de développement durable.

VÉRIFICATION DES SOLS

La Société d'assurance publique du Manitoba soumet ses nouvelles propriétés à des vérifications afin d'identifier les problèmes éventuels de contamination environnementale. Les nouveaux immeubles en cours de réalisation à Winnipeg et à Selkirk ont fait l'objet de vérifications. Une contamination aux hydrocarbures ayant été identifiée à un site, un plan de remise en état a été appliqué avant la construction.

En 2008, la Société a également soumis son site du 1981, chemin Plessis, à une analyse du sol pour déterminer la présence éventuelle de métaux lourds. La vérification des sédiments tirés de 13 points d'échantillonnage dans des fossés de drainage n'a permis de déceler que quelques traces de métaux lourds à certains endroits. Dans tous les cas, la concentration était bien en deçà des seuils d'endommagement de l'environnement.

VÉRIFICATION DE LA QUALITÉ DE L'EAU

La Société vérifie tous les ans la qualité de l'eau de toute installation dont la source d'eau principale est un puits. En 2008, les vérifications n'ont révélé aucun signe de contamination bactérienne dans les échantillons d'eau.

La Société vérifie tous les ans l'eau de ruissellement tirée de 13 points d'échantillonnage autour de l'immeuble situé au 1981, chemin Plessis. En 2008, les tests effectués n'ont révélé que de faibles traces d'hydrocarbure et d'éthylène glycol à quelques points d'échantillonnage. Dans tous les cas, la concentration était bien en deçà des seuils d'endommagement de l'environnement.

RECYCLAGE ET UTILISATION DE PRODUITS RECYCLÉS

La Société s'est engagée dans divers programmes visant à transformer les déchets en matières réutilisables. En 2008 la Société a :

• mis en vente 22 646 véhicules, que des entreprises de recyclage d'automobiles et des particuliers se sont procurés pour les reconstruire ou pour y prendre des pièces de rechange destinées à d'autres véhicules;
• utilisé 87 415 pièces recyclées dans les réparations de véhicules ayant fait l'objet d'une demande d'indemnisation;
• extrait du fréon (chlorofluorocarbure) des installations de climatisation de 16 118 épaves de véhicule;
• extrait et utilisé 22 813 litres d'essence des épaves de véhicule;
• utilisé 20,2 millions de feuilles composées de papier recyclé à 30 % ;
• recyclé 191,5 tonnes de papier et de carton;
• recyclé 0,6 tonne de contenants de plastique et de métal;
• recyclé 2 100 mètres carrés de moquette.

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

En 2008, le parc de la Société a étendu son utilisation de véhicules à haut rendement énergétique et de véhicules à carburant de remplacement. Ce parc comprend maintenant 74 véhicules hybrides essence-electricité et 20 véhicules pouvant utiliser du carburant à l'éthanol E85. Durant l'année dernière, des modifications au parc ont permis une économie globale de carburant de 9,2 pour cent.

GESTION DES INSTALLATIONS

La Société continue d'appliquer des méthodes durables dans la construction et l'exploitation de ses installations. Elle a adopté la cote argent de la norme LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) pour tous les futurs bâtiments et s'efforce d'obtenir la certification Visez vert Plus (BOMA BESt) de la Building Owners and Managers Association pour les bâtiments existants.

En 2008, deux autres immeubles ont obtenu la certification Visez vert Plus (BOMA BESt), pour un total de 3. Quatre autres bâtiments passent actuellement par le processus de certification.

Les tout nouveaux centres d'indemnisation de la Société utilisent divers matériaux, concepts et systèmes efficaces sur le plan énergétique, y compris l'isolation et les fenêtres à haut rendement énergétique, des thermopompes utilisant le sol comme source de chaleur, des systèmes de récupération de chaleur au glycol, des moteurs à vitesse variable, l'éclairage à faible consommation d'énergie, l'éclairage naturel et les systèmes de commande de l'éclairage basés sur la présence ou l'absence des occupants, des prises de chauffe-moteur thermostatiques et des dispositifs de conservation de l'eau.

Dans les bâtiments anciens, la Société mesure la consommation d'énergie et d'eau et profite des remplacements périodiques ou des rénovations majeures pour apporter des améliorations durables en ajoutant une bonne partie des dispositifs modernes qu'on trouve dans les nouveaux bâtiments.