Gouvernance de la Société

Responsabilités du conseil d’administration

La Société a été créée en vertu d’une loi provinciale qui lui impose le respect de ses principes fondateurs. Son conseil d’administration nommé par le gouvernement du Manitoba s’assure que les politiques de la Société sont conformes à ses objectifs de politique générale. Le conseil est aussi chargé de l’élaboration et de l’approbation des politiques et assume des fonctions de contrôle et de surveillance. Le conseil comprend neuf membres. La présidente directrice générale est membre d'office du conseil et des comités du conseil. L'un des sièges du conseil d'administration de la Société d'assurance publique du Manitoba est vacant actuellement.

La Société a établi un processus de planification stratégique annuelle complet et le conseil participe à l’élaboration et à l’adoption d’un plan stratégique quinquennal. Ce document fait état des stratégies commerciales, des prévisions touchant le capital humain, des besoins relatifs aux locaux et à la technologie et des prévisions financières. Les plans divisionnaires et les stratégies ministérielles appuient le plan stratégique.

La surveillance des sociétés d’assurance est devenue plus stricte avec l’adoption de nouvelles mesures de contrôle par les organismes gouvernementaux et les autorités de réglementation. Ces contrôles au niveau des entreprises visent à améliorer la transparence, la reddition de comptes et l’intégrité et comprennent des mesures pour s’assurer :

• que les valeurs morales inscrites dans un code de déontologie sont communiquées et respectées;
• que les politiques et procédures ayant trait aux ressources humaines sont respectées;
• que des processus d’évaluation du risque sont établis à l'échelle de l’entreprise;
• que les systèmes de communication de l’information financière font l’objet d’une surveillance constante;
• que l’entreprise respecte toutes les dispositions de divers textes législatifs.

Afin d’appuyer ces mesures de contrôle et de préserver la santé financière de la Société, on a créé une ligne téléphonique pour entendre, recueillir et traiter, de façon anonyme et en toute confidentialité, les plaintes des employés. La Société a complété la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur les divulgations faites dans l’intérêt public (protection des divulgations d’actes répréhensibles).

Comme ces questions ont une importance primordiale aux yeux du conseil d’administration et de la haute direction, la Société a retenu les services d’une tierce partie indépendante chargée de colliger l’information et de rendre compte directement auprès du président du comité de vérification, de l’avocat général de la Société et du gestionnaire responsable de la vérification interne. La Société reconnaît que les employés seront davantage portés à soumettre des rapports si un moyen de communication direct et privé est mis à leur disposition et qu’ils s’y sentent à l’aise.

En outre, la Société a adopté une politique pour s’assurer qu’il n’y ait pas de représailles à l’endroit d’un employé ayant utilisé la ligne téléphonique réservée aux divulgations d’actes répréhensibles, si jamais son identité était révélée malgré les mesures très sévères visant à assurer la confidentialité. L’objet de cette politique est de prévenir et de limiter les malversations touchant la comptabilité, la vérification et les contrôles internes en adoptant des mesures disciplinaires contre les personnes responsables et non contre les personnes qui les dénoncent.

On a examiné le cadre de gestion de la Société afin de mettre en valeur la reddition de compte, l’efficacité organisationnelle et l’atténuation des risques. Tous les risques généraux ont été passés en revue et un processus de surveillance est en place pour que l’on puisse reconnaître les risques et y répondre au moment propice. Les responsabilités du conseil sont déléguées à cinq comités qui se réunissent tous les trimestres pour évaluer les risques et assurer un contrôle direct. Par exemple, le comité de vérification est chargé d’évaluer une quarantaine de profils de risques précis, selon la probabilité et la gravité. Ces profils établis au fil des ans sont examinés chaque année et classés dans les catégories élevé, moyen ou peu élevé. Voici la liste des attributions des conseils :

• vérification;
• établissement du budget et fonctionnement;
• ressources humaines;
• placements;
• régie interne.

Aux termes de la Loi sur la Société d’assurance publique du Manitoba, le président du conseil est tenu de remettre au ministre responsable un rapport annuel, qui est ensuite examiné par un comité permanent de l’Assemblée. Il fait également l’objet d’un examen par le Conseil des corporations de la Couronne, qui est autorisé par la loi à examiner le mandat et les stratégies des sociétés d’État provinciales, et par la Régie des services publics, qui approuve les primes du régime d’assurance de base.

Rapport concernant la ligne téléphonique réservée aux divulgations d’actes répréhensibles

Ce rapport couvre l'exercice fiscal du 1er mars 2007 au 28 février 2008. Durant cet exercice, la Société a reçu deux rapports à ce titre.

1. Le 14 mars 2007, la Société a reçu un rapport signalant que, dans un secteur, les permis de stationnement et les véhicules de société n'étaient pas attribués adéquatement. Une enquête a révélé que les directives de la Société n'étaient pas respectées fidèlement et une mesure corrective a été prise. Un rappel au sujet des politiques de la Société a été distribué au personnel de l'unité concernée.
2. Le 19 octobre 2007, la Société a reçu, relativement à un conflit d'intérêts potentiel, un rapport concernant l'un de ses employés et un client d'une personne apparentée à l'employé. L'enquête qui a suivi a révélé que l'employé avait divulgué ses liens personnels antérieurement et avait pris des mesures informelles pour éviter de se trouver en conflit d'intérêts. Dans cet incident en particulier, il s'est avéré que l'employé était la seule personne qui pouvait fournir le service.
   
   L'enquête n'a pu révéler une forme quelconque de collusion. Des procédures formelles ont été mises en place pour éviter qu'un tel incident ne se reproduise. Les lignes directrices de la Société sur les conflits d'intérêt ont été modifiées de façon à prévoir spécifiquement les incidents de ce genre. Les employés dans ce secteur doivent maintenant déclarer par écrit tous liens externes avec des clients fournisseurs.
   

Les deux plaintes sont maintenant closes.

La Société a complété la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur les divulgations faites dans l’intérêt public (protection des divulgations d’actes répréhensibles) dans le cadre de son programme global de protection des divulgations d’actes répréhensibles. Des politiques et procédures ont été élaborées et communiquées au personnel. Aucun rapport au titre de la Loi sur les divulgations faites dans l’intérêt public (protection des divulgations d’actes répréhensibles) n'a été soumis au cours du dernier exercice.

Conformité avec la législation

En 2005, le vérificateur général du Manitoba a demandé aux vérificateurs externes de la Société de vérifier, dans le cadre d’un projet pilote, si la Société se conformait à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique. Les vérificateurs externes ont conclu que la Société se conformait, à tous les égards importants, à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique.

La Société a déterminé que ce processus a du mérite et a donc, depuis 2006, demandé à ses vérificateurs externes de poursuivre cette vérification. En 2007, cette vérification a trouvé de nouveau que la Société se conforme, à tous les égards importants, à la législation et à tous les pouvoirs liés à la politique.

Conformité avec la Loi sur le développement durable

En vertu de l'article 14 de la Loi sur le développement durable de 1997, la Société a connu un incident à rapporter entre le 1er mars 2007 et le 29 février 2008. Cet incident a mis en cause l'employé d'un entrepreneur qui a rejeté dans l'atmosphère du fréon ou chlorofluorocarbure (une substance contrôlée qui appauvrit la couche d'ozone) provenant d'épaves de véhicule. L'incident a été déclaré à Conservation Manitoba et a fait l'objet d'une enquête. La firme sous contrat et ses employés ont été sanctionnés et de nouvelles procédures ont été mises en place pour éviter la répétition d'événements de ce type.

La Société a établi des directives de développement durable en matière d’approvisionnement afin d’encourager ses fournisseurs et ses partenaires commerciaux à adopter des pratiques de développement durable.

VÉRIFICATION DES SOLS

La Société d'assurance publique du Manitoba soumet ses nouvelles propriétés à des vérifications afin d'identifier les problèmes éventuels de contamination environnementale. En 2007, les nouvelles propriétés dont la mise en valeur est prévue à Winnipeg et à Selkirk ont été testées. De la contamination aux hydrocarbures a été identifiée sur un site et un plan de remise en état a été appliqué avant la construction.

En 2007, la Société a également vérifié la présence de métaux lourds à son site du 1981, chemin Plessis. La vérification des sédiments tirés de 13 points d’échantillonnage dans des fossés de drainage n’a permis de déceler que quelques traces de métaux lourds à certains endroits. Dans tous les cas, la concentration était bien en deçà des seuils d’endommagement de l’environnement.

VÉRIFICATION DE LA QUALITÉ DE L’EAU

La Société vérifie tous les ans la qualité de l’eau de toute installation dont la source d’eau principale est un puits. En 2007, les vérifications n'ont révélé aucun signe de contamination bactérienne dans les échantillons d'eau.

La Société vérifie tous les ans l’eau de ruissellement tirée de 13 points d’échantillonnage autour de l’immeuble situé au 1981, chemin Plessis. En 2007, les tests effectués n’ont révélé que de faibles traces d’hydrocarbure et d’éthylène glycol à quelques points d’échantillonnage. Dans tous les cas, la concentration était bien en deçà des seuils d’endommagement de l’environnement.

RECYCLAGE ET UTILISATION DE PRODUITS RECYCLÉS

Since 2003, the corporation has conducted waste audits at Cityplace, 1981 Plessis Road and a claims centre in order to evaluate the waste reduction and opportunities. During the reporting period, waste generation per person decreased by more than seven kilograms per person while the level of recyclable material being collected for recycling increased. The audit found that at the corporate headquarters in downtown Winnipeg, 64 per cent of all waste is being diverted from landfills while the other locations are diverting about 40 per cent of their waste.

RECYCLAGE ET UTILISATION DE PRODUITS RECYCLÉS

La Société s’est engagée dans divers programmes visant à transformer les déchets en matières réutilisables. En 2007 la Société a :

• mis en vente 26 045 véhicules, que des entreprises de recyclage d’automobiles et des particuliers se sont procurés pour les reconstruire ou pour y prendre des pièces de rechange destinées à d’autres véhicules;
• utilisé 85 330 pièces recyclées dans les réparations de véhicules ayant fait l’objet d’une demande d’indemnisation;
• extrait du fréon (chlorofluorocarbure) des installations de climatisation de 16 383 épaves de véhicule;
• extrait et utilisé 22 654 litres d’essence des épaves de véhicule;
• utilisé 20,2 millions de feuilles composées de papier recyclé à 30 %;
• recyclé 189,7 tonnes de papier et de carton;
• • recyclé 0,7 tonne de contenants de plastique et de métal;
• recyclé 1,1 tonne de batteries d'accumulateurs de ses systèmes d'alimentation sans coupure (UPS); et
• acheté 145 postes de travail modulaires d'occasion d'une société américaine en voie de rationalisation.

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

En 2007, le parc de la Société a étendu son utilisation de véhicules à haut rendement énergétique et de véhicules à carburant de remplacement. Ce parc comprend maintenant 20 véhicules hybrides essence-electricité et 22 véhicules pouvant utiliser du carburant à l'éthanol E85. Actuellement, 42 pour cent des véhicules du parc de la Société sont dotés d'un moteur à 4 cylindres et à haut rendement énergétique.

GESTION DES INSTALLATIONS

La Société continue d'appliquer des méthodes durables dans la construction et l'exploitation de ses installations. Elle a adopté la cote argent de la norme LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) pour tous les futurs bâtiments et s'efforce d'obtenir la certification Visez vert Plus de BOMA (Building Owners and Managers Association) pour les bâtiments existants.

En 2007, la Société a obtenu la certification Visez vert Plus de BOMA pour l'un de ses bâtiments, la première au Manitoba. Deux autres bâtiments passent actuellement par le processus de certification.

Les tout nouveaux centres d’indemnisation de la Société utilisent divers matériaux, concepts et systèmes efficaces sur le plan énergétique, y compris l'isolation et les fenêtres à haut rendement énergétique, des thermopompes utilisant le sol comme source de chaleur, des systèmes de récupération de chaleur au glycol, des moteurs à vitesse variable, l'éclairage à faible consommation d'énergie, l'éclairage naturel et les systèmes de commande de l'éclairage basés sur la présence ou l'absence des occupants, des prises de chauffe-moteur thermostatiques et des dispositifs de conservation de l'eau.